Politique de Confidentialité et de Traitement des Données

Conformément au RGPD – Législation en vigueur depuis le 25/05/2018, nous vous présentons cette déclaration de confidentialité.

En cas de questions après avoir lu cette déclaration, vous pouvez toujours contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPD) à l’adresse suivante :

dpo@assetwins.com

1. CHAMP D’APPLICATION :

Dans cette déclaration, nous expliquons comment nous traitons vos données personnelles, quels sont vos droits et comment vous pouvez les exercer.

Termes utilisés :

• Données personnelles : le RGPD désigne par ce terme toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique qui dorénavant, nous définirons par « données ». Cela ne concerne donc PAS les données relatives aux entreprises.
• Traitement : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, mise à jour ou modification, récupération, consultation, utilisation, divulgation par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, alignement ou combinaison, limitation, effacement ou destruction de données.

2. DEFINITION :

Nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant :

• Coordonnées comprenant le nom, l'email, l'adresse, le numéro de téléphone, le mode de contact préféré, le titre de poste et le nom de la société.

Mode de collecte des données :

• 1. En vous inscrivant et en vous connectant à notre application : https://app.assetwins.com
• 2. Avec l'autorisation du propriétaire du bien, les données peuvent être partagées dans le cadre d’une relation contractuelle, mais elles ne nous sont pas accessibles pour notre propre utilisation. Si la relation avec le propriétaire prend fin, veuillez l'informer pour qu’il demande la suppression de vos données personnelles. Nous ne collectons aucune autre donnée d’une autre manière.

3. OBJECTIF :

Nous collectons les données des propriétaires de biens et de leurs sous-traitants, tels que les équipes de maintenance, pour garantir l'exécution et le suivi efficace des services contractuels. Ces données permettent aux propriétaires de suivre et vérifier la réalisation et la qualité des services fournis, tout en permettant aux équipes de documenter précisément leurs tâches et leur progrès. En outre, les informations collectées facilitent une communication claire entre les deux parties, assurant transparence, responsabilité et gestion efficace tout au long de la relation de service.

4. CONSERVATION ET SUPPRESSION :

Nous conserverons vos données tant que vous utiliserez notre application en ligne et aussi longtemps que nous aurons besoin de vos données personnelles pour vous offrir nos services.

En particulier :

• Nous conservons les registres comptables pour une période minimale de 7 ans, sous forme originale ou électronique. La période de conservation commence le 1er janvier de l'année suivant la fin de l'exercice concerné. Nos pratiques de conservation sont conformes aux réglementations comptables locales et internationales, garantissant le respect des exigences légales de chaque pays dans lequel nous opérons.
• Nous conservons les données personnelles pendant la durée de la relation d'affaires. À la fin de la relation, les données personnelles seront supprimées en toute sécurité après une période de conservation de 7 ans, sauf obligation légale ou réglementaire contraire.
• Nous avons mis en place une procédure formelle de destruction de tous les dossiers, y compris les registres comptables et les données personnelles. Cette procédure garantit la destruction sécurisée des dossiers une fois les délais légaux de conservation expirés, conformément aux lois et réglementations applicables.
• En conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE, nous conservons les données personnelles des employés pendant une période de 5 ans après la fin de l'emploi. Après cette période, les données seront supprimées en toute sécurité, sauf exigence légale contraire.
• Pour les données des employés fournies dans des environnements contrôlés par nos partenaires agissant en tant que responsables du traitement de vos données personnelles, auxquelles nous n’avons pas accès, il incombe aux employés de contacter leurs anciens employeurs pour s’assurer que leurs données personnelles ne sont pas conservées indéfiniment. Nous recommandons aux employés d’exercer leurs droits en vertu des lois applicables en matière de protection des données.

5. SÉCURITÉ :

Pour ce traitement, nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données de manière optimale, en tenant compte de la nature des données et des risques associés. Nous ne stockons aucune donnée personnelle sensible et appliquons les mesures suivantes pour assurer la sécurité de vos données :

• Les ordinateurs sur lesquels les données sont traitées sont protégés par défaut avec un identifiant et un mot de passe complexe.
• Tous les ordinateurs sont équipés d'une solution de sécurité pour petites entreprises, qui est toujours à jour et effectue automatiquement plusieurs analyses. Toutes les installations Windows sont automatiquement mises à jour et vérifiées au moins une fois par mois.
• Les données sont stockées dans des bases de données Microsoft Azure, avec un hébergement géographiquement approprié en fonction de la région d'origine des données.
• Pour prévenir la perte de données en cas de défaillance ou de perte de l’appareil, des sauvegardes quotidiennes sont automatiquement stockées dans l’environnement cloud sécurisé et chiffré de Microsoft Azure.
• Tous les mots de passe sont gérés et stockés en toute sécurité à l'aide d'un système de gestion de mots de passe basé sur le cloud, avec un accès limité aux utilisateurs autorisés grâce à une authentification multi-facteurs.
• Nos employés sont pleinement informés de la manipulation sécurisée de vos données personnelles et sont liés par leur contrat de travail à la confidentialité.
• Aucune donnée n'est conservée sur papier et n'est donc pas accessible aux personnes non autorisées.

6. UTILISATION DES DONNEES A DES FINS MARKETING

Des données générales de visite sont conservées sur le site web de notre entreprise, y compris l'adresse IP de votre ordinateur, tout nom d'utilisateur, l'heure de la récupération et les données envoyées avec le navigateur d'un visiteur, utilisées pour des analyses statistiques du comportement des visiteurs et des clics. Nous anonymisons ces données autant que possible, et elles ne seront jamais communiquées à des tiers.

7. PARTAGE ET TRAITEMENT DES DONNÉES :

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les parties suivantes pour les finalités décrites :

• Notre comptable pour se conformer aux obligations comptables légales ;
• Notre fournisseur de paie pour assurer le traitement correct des salaires ;
• Le fournisseur de cette application pour garantir la sécurité et le bon fonctionnement de cette application internet.

Nous avons conclu des accords de traitement des données avec chacun de ces sous-traitants, garantissant que vos données personnelles sont traitées en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et autres lois de protection des données pertinentes.

8. VOS DROITS

Voici une liste de vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles, applicables en vertu des diverses réglementations mondiales de protection des données.

• Droit d’accès

• Droit de rectification

• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

• Droit à la portabilité des données

• Droit d’opposition au traitement

• Droit de limitation du traitement

• Droit à la transparence

• Droit de porter plainte auprès d’une autorité de contrôle

9. RÉCLAMATIONS :

Si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données, veuillez nous contacter d’abord pour que nous puissions répondre à vos préoccupations.

10. DIVERS :

Cette déclaration de confidentialité entrera en vigueur le 1er septembre 2024. Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment.